پذیرینو
- خانه
- راهنمای اپلای
- ایمیل و مکاتبه با استاد
بهترین زمان ایمیل به استاد: تقویم مکاتبه، روز و ساعت ارسال و تعداد استادها
برای ورود پاییز ۲۰۲۷، بهترین زمان ایمیل به استاد مهر تا آبان ۱۴۰۵ است: استادها هنوز وقت جواب دادن دارند و تا ددلاین‌های آذر و دی فرصت فالوآپ می‌ماند. ایمیل را صبح یک روز کاری به وقت محلی استاد بفرستید، ترجیحاً سهشنبه تا پنجشنبه، و به‌جای پنجاه ایمیل در یک روز، بیست تا چهل ایمیل اختصاصی در چند موج.
تقویم مکاتبه برای پاییز ۲۰۲۷
| زمان | کار |
|---|---|
| تابستان ۱۴۰۵ | نمره‌ی زبان، رزومه‌ی آکادمیک، پیدا کردن استادها و خواندن مقاله‌هایشان |
| شهریور | نهایی کردن لیست، نوشتن ایمیلهای موج اول |
| مهر تا آبان | موج‌های اصلی ایمیل و فالوآپ‌ها؛ جلسه‌های آنلاین با استادهایی که جواب داده‌اند |
| آذر تا دی | ددلاین بیشتر برنامههای آمریکا و کانادا و استادنت‌شیپ‌های انگلستان؛ ایمیل کوتاه بعد از اپلای به استادهایی که جواب مثبت داده‌اند |
| بهمن تا اسفند | مصاحبه‌ها و نتیجه‌های اول |
| فروردین ۱۴۰۶ | تصمیم نهایی؛ مهلت قبول پیشنهاد در بیشتر دانشگاه‌های آمریکا ۱۵ آوریل (۲۶ فروردین) است |
فرق هر کشور
- آمریکا و کانادا: تقویم بالا دقیقاً برای این‌هاست. ایمیل بعد از دی معمولاً دیر است، چون ددلاین‌ها گذشته‌اند. کانادا ورود ژانویه و مه هم دارد. آمریکا، کانادا
- انگلستان: ددلاین استادنت‌شیپ‌های بزرگ در آذر تا بهمن است، ولی آگهی‌های تکی در تمام سال می‌آیند. انگلستان
- استرالیا: بر اساس دورهای بورسیه. دست‌کم دو سه ماه قبل از بسته شدن دور با سوپروایزر تماس بگیرید. استرالیا
- آلمان، هلند، سوئیس، شمال اروپا: موقعیتها در تمام سال باز میشوند. ایمیل زدن هیچ وقت دیر نیست، ولی آگهی‌ها مهلت کوتاه دارند. آلمان، شمال اروپا
- ایتالیا: فراخوان‌ها بیشتر در بهار و تابستان منتشر میشوند؛ مکاتبه را از زمستان شروع کنید. ایتالیا
بهترین زمان ایمیل به استاد در طول هفته
ایمیل‌هایی که صبح زود به وقت محلی استاد می‌رسند، وقتی استاد صندوقش را باز می‌کند بالای فهرست‌اند. ایمیلی که نیمه‌شب برسد، تا صبح زیر ده‌ها ایمیل دیگر رفته است. چند قاعده:
- ساعت: حدود ۸ تا ۱۰ صبح به وقت استاد.
- روز: سهشنبه تا پنجشنبه. دوشنبه صندوق‌ها پر از ایمیل آخر هفته است و جمعه بعدازظهر خیلی‌ها کارها را به هفته‌ی بعد می‌گذارند.
- ارسال زمان‌بندی‌شده: در Gmail کنار دکمه‌ی Send گزینه‌ی «Schedule send» هست؛ Outlook هم مشابهش را دارد. ایمیل را عصر در تهران بنویسید و برای صبح استاد زمان‌بندی کنید.
اختلاف ساعت با تهران
ایران از ۱۴۰۱ ساعت تابستانی ندارد و همیشه در UTC+3:30 است، ولی بیشتر کشورهای مقصد ساعت تابستانی دارند. پس اختلاف در طول سال یک ساعت تغییر می‌کند:
| شهر استاد | ۹ صبح آن‌جا با ساعت عادی، در تهران | ۹ صبح آن‌جا با ساعت تابستانی، در تهران |
|---|---|---|
| تورنتو، بوستون، نیویورک | ۱۷:۳۰ | ۱۶:۳۰ |
| ونکوور، کالیفرنیا | ۲۰:۳۰ | ۱۹:۳۰ |
| لندن | ۱۲:۳۰ | ۱۱:۳۰ |
| برلین، آمستردام، استکهلم، رم | ۱۱:۳۰ | ۱۰:۳۰ |
| سیدنی، ملبورن | ۰۲:۳۰ بامداد | ۰۱:۳۰ بامداد |
ساعت تابستانی در آمریکای شمالی و اروپا تقریباً از فروردین تا آبان برقرار است و در استرالیا برعکس، تقریباً از مهر تا فروردین. برای استرالیا ارسال زمان‌بندی‌شده تقریباً ضروری است.
زمان‌هایی که برای ایمیل به استاد مناسب نیستند
- تعطیلات کریسمس و سال نو: از حدود ۲۰ دسامبر تا اوایل ژانویه (اواخر آذر تا اواسط دی). اگر ددلاین اجازه می‌دهد، قبل یا بعدش بفرستید.
- شکرگزاری در آمریکا: پنجشنبه‌ی چهارم نوامبر و روزهای اطرافش (اوایل آذر).
- مرداد در اروپا: بسیاری از استادهای اروپایی بخش بزرگی از اوت را در مرخصی‌اند.
- هفته‌های امتحان پایان ترم: معمولاً دسامبر و آوریل تا مه در آمریکای شمالی.
اگر جواب خودکار «Out of office» گرفتید، آن را جواب حساب نکنید. صبر کنید استاد برگردد و چند روز بعد از برگشتنش فالوآپ بفرستید.
به چند استاد و در چند موج
برای بیشتر متقاضیهای دکتری، بیست تا چهل استاد عدد منطقی است. کمتر از این شانس را پایین می‌آورد، و خیلی بیشتر معمولاً یعنی ایمیل‌ها دیگر اختصاصی نیستند. ایمیل‌ها را در موج‌های پنج تا دهتایی بفرستید:
- موج اول به گزینههایی که ایمیلشان را بیشتر رویش کار کردهاید، ولی نه لزوماً به بهترین گزینه‌هایتان. جواب‌های این موج نشان می‌دهد ایمیلتان کار می‌کند یا نه.
- اگر بعد از ده روز تقریباً هیچ جوابی نیامد، قبل از موج بعد ایمیل را بازبینی کنید. ابزار رایگان بررسی ایمیل اشکال‌های رایج را نشان می‌دهد.
- موج‌های بعدی را با فاصله‌ی یک هفته بفرستید تا فالوآپ‌ها و جلسه‌ها روی هم نیفتند.
دو استاد از یک آزمایشگاه را در یک موج نگذارید. استادها با هم حرف می‌زنند و ایمیل یکسان به هر دو اثر بدی دارد.
بعد از فرستادن
- جواب‌ها را در ۲۴ ساعت بدهید، مخصوصاً درخواست جلسه یا مدرک.
- فالوآپ: اگر جواب نیامد، ده تا چهارده روز بعد یک فالوآپ کوتاه به‌صورت Reply روی همان ایمیل. متن و نمونه در راهنمای ایمیل فالوآپ به استاد آمده است.
- ثبت: تاریخ ایمیل، تاریخ فالوآپ و جواب هر استاد را نگه دارید. پذیرینو این جدول را خودش نگه می‌دارد و ده روز بعد از هر ایمیل بی‌جواب، یادآوری و متن فالوآپ می‌فرستد.
اگر هنوز لیست استادهایتان آماده نیست، از راهنمای پیدا کردن استاد برای اپلای شروع کنید و برای نوشتن ایمیل، راهنمای ایمیل به استاد را ببینید.
پرسش‌های کوتاه
بهترین ساعت فرستادن ایمیل به استاد چه ساعتی است؟
صبح روزهای کاری به وقت محلی استاد، حدود ساعت ۸ تا ۱۰. ایمیلی که صبح می‌رسد بالای صندوق است. از ارسال زمان‌بندی‌شده در Gmail یا Outlook استفاده کنید تا لازم نباشد نیمه‌شب بیدار بمانید.
آخر هفته به استاد ایمیل بزنم؟
بهتر است نه. ایمیل آخر هفته تا دوشنبه زیر ایمیلهای دیگر میرود. سهشنبه تا پنجشنبه به وقت محلی استاد معمولاً بهترین روزهاست.
به چند استاد ایمیل بزنم؟
برای بیشتر متقاضیهای دکتری بین ۲۰ تا ۴۰ استاد، در چند موج پنج تا دهتایی. موج اول را به گزینههایی بزنید که ایمیلشان را بیشتر روی آن کار کردهاید.
اگر دیر شروع کرده باشم چه؟
اگر تا آذر شروع کنید، هنوز برای بیشتر برنامههای پاییز وقت هست، فقط موجها را فشردهتر کنید. برای اروپا که موقعیتها در تمام سال باز میشوند، دیر بودن معنای کمتری دارد.
استاد اپلای‌تان را پیدا می‌کنیم و ایمیلش را می‌نویسیم
موضوع پژوهشی‌تان را فارسی بنویسید. لیست استادها رایگان است و ۳ استاد اول هم با ثبت‌نام رایگان باز می‌شود.
پیدا کردن استادها