پذیرینو
- خانه
- راهنمای اپلای
- ایمیل و مکاتبه با استاد
ایمیل به استاد برای اپلای: ساختار چهارپاراگرافی، موضوع ایمیل و نمونه‌ی کامل
ایمیل به استاد برای اپلای باید کوتاه باشد (۱۵۰ تا ۲۵۰ کلمه)، به یک مقاله‌ی مشخص از خود استاد اشاره می‌کند، نشان می‌دهد سوابق شما به همان کار ربط دارد و در آخر یک سؤال روشن می‌پرسد: «برای ترم فلان دانشجوی جدید می‌گیرید؟». رزومه هم پیوست می‌شود. بقیه‌ی این راهنما همین جمله را باز می‌کند و در آخر یک نمونه‌ی کامل می‌بینید.
چرا بیشتر ایمیل‌ها جواب نمی‌گیرند
استادی که در فصل اپلای آگهی موقعیت داده یا فقط اسمش در سایت دانشکده آمده، هر هفته ایمیل‌های زیادی میگیرد که تقریباً همه یک شکل‌اند: «I am very interested in your research» و بعد یک پاراگراف طولانی درباره‌ی معدل و رتبهی کنکور. استاد از جمله‌ی دوم می‌فهمد که فرستنده کارش را نخوانده و همان متن را برای پنجاه نفر دیگر هم فرستاده. این ایمیل‌ها بدون جواب پاک می‌شوند.
ایمیلی که جواب میگیرد، در همان چند ثانیه‌ی اول نشان می‌دهد که فرستنده دقیقاً می‌داند استاد این روزها روی چه کار می‌کند و چرا خودش برای آن کار مناسب است.
قبل از نوشتن چه چیزهایی را بدانید
- کار این روزهای استاد، نه کار ده سال پیشش. مقاله‌های دو سه سال اخیرش را نگاه کنید، مخصوصاً آن‌هایی که نویسنده‌ی آخر یا نویسنده‌ی مسئولشان بوده. عنوان کلی «Machine Learning» در صفحه‌ی دانشکده چیزی به شما نمی‌گوید.
- این‌که اصلاً دانشجو میگیرد یا نه. صفحه‌ی شخصی و صفحه‌ی آزمایشگاه را بخوانید. بعضی استادها صریح نوشته‌اند «I am not taking students this year» یا «Please do not email me about admissions». ایمیل به این‌ها فقط وقت هر دو طرف را میگیرد.
- بودجه. استادی که گرنت فعال دارد، پول استخدام دانشجو هم دارد. در آمریکا گرنت‌های NSF و NIH عمومی‌اند و با نام استاد پیدا می‌شوند.
- روال پذیرش دانشکده. در بعضی دانشکده‌های آمریکا پذیرش دکتری با کمیته است و ایمیل به استاد اثر کمتری دارد. در کانادا، آلمان، استرالیا و بیشتر اروپا معمولاً استاد تصمیم اصلی را میگیرد و ایمیل تقریباً ضروری است.
موضوع ایمیل (Subject)
موضوع باید در یک نگاه بگوید شما کی هستید، برای چه ترمی و درباره‌ی چه موضوعی. چند نمونه:
- Prospective PhD student (Fall 2027): federated learning for medical imaging
- Inquiry about MSc thesis supervision, Winter 2027: perovskite solar cell stability
- PhD applicant interested in your work on graph neural networks for drug discovery
از موضوع‌هایی مثل «Request» یا «Admission» یا «Dear Professor» پرهیز کنید. این‌ها هم کلی‌اند و هم فیلتر اسپم دوستشان ندارد.
ساختار چهار پاراگرافی
- معرفی در یک یا دو جمله. اسم، وضعیت فعلی (مثلاً دانشجوی ارشد کدام رشته در کدام دانشگاه) و موقعیتی که دنبالش هستید، با ترم ورود.
- ارتباط با کار استاد. به یک مقاله‌ی مشخص با عنوان دقیقش اشاره کنید و یک نکته‌ی فنی از آن بگویید که به کار خودتان وصل می‌شود. هدف نشان دادن فهم است، نه تعریف. «I was fascinated by your groundbreaking work» هیچ اطلاعاتی نمی‌دهد؛ «your finding that client drift, not privacy noise, causes most of the accuracy loss» نشان می‌دهد مقاله را خوانده‌اید.
- سوابق مرتبط. مرتبط‌ترین پروژه، پایان‌نامه یا مقاله‌تان را در دو سه جمله بگویید. عدد و ابزار مشخص کمک می‌کند. لازم نیست همه‌ی رزومه را این‌جا تکرار کنید؛ رزومه پیوست است.
- درخواست روشن. بپرسید برای آن ترم دانشجوی جدید میگیرد یا نه، و بگویید رزومه پیوست است. یک سؤال، نه پنج سؤال.
نمونه‌ی کامل
این نمونه را کپی نکنید؛ ساختارش را ببینید. نام استاد و مقاله ساختگی است.
Dear Professor Marsh,
I am an MSc student in Computer Engineering at Amirkabir University of Technology, and I am applying for PhD positions starting in Fall 2027.
I read your recent paper, "Differentially Private Federated Learning Across Hospital Networks" (2025). Your finding that client drift, more than the privacy noise itself, drives most of the accuracy loss between hospitals matched what I observed in my own thesis.
For my thesis, I trained a federated U-Net for brain tumor segmentation on MRI data split across three simulated sites, using Flower and PyTorch. With non-IID splits, the Dice score dropped by about 9 points compared with centralized training, and FedProx recovered roughly half of that gap. I would like to continue on this problem, especially on combining drift correction with formal privacy guarantees.
Would you be taking new PhD students for Fall 2027? I have attached my CV, and I would be happy to share my thesis code.
Best regards,
Sara Ahmadi
چند نکته در این نمونه: عنوان مقاله دقیق آمده، نکته‌ی فنی از خود مقاله است، سابقه‌ی متقاضی با عدد و ابزار مشخص گفته شده و آخرش فقط یک سؤال است. کل متن زیر ۲۰۰ کلمه است. سه نمونه‌ی واقعی دیگر، از جمله ایمیل برای تغییر رشته، با تحلیل جمله‌به‌جمله در نمونه ایمیل به استاد آمده است.
پیوست‌ها و امضا
- رزومه: یک فایل PDF با نام روشن. رزومه باید آکادمیک باشد، نه کاری؛ ساختارش را در راهنمای رزومه آکادمیک ببینید.
- ریز نمرات و مدرک‌ها: در ایمیل اول لازم نیست، مگر استاد یا آگهی خواسته باشد.
- امضا: نام کامل، وضعیت فعلی و دانشگاه، و اگر دارید لینک گوگل اسکالر یا سایت شخصی. شماره‌ی تلفن لازم نیست.
- نامه‌ی خالی با پیوست نفرستید. متن اصلی باید در بدنه‌ی ایمیل باشد، نه در یک فایل Word پیوست.
اشتباه‌هایی که ایمیل را به سطل زباله می‌فرستند
- شروع با «Dear Sir/Madam» یا «Dear Professor» بدون نام. نام استاد را درست بنویسید و عنوان Professor یا Dr را با نام خانوادگی بیاورید.
- فرستادن یک ایمیل به چند استاد با BCC یا حتی بدتر، با CC. استادهای یک دانشکده با هم حرف می‌زنند.
- متن بیش از ۳۵۰ کلمه یا پیوست کردن پنج فایل. یک PDF رزومه کافی است؛ اسمش را هم درست بگذارید، مثل Sara_Ahmadi_CV.pdf.
- کپی کردن چکیده‌ی مقاله‌ی استاد در ایمیل. استاد مقاله‌ی خودش را می‌شناسد؛ می‌خواهد ببیند شما از آن چه فهمیده‌اید.
- اشاره به مقاله‌ای که پانزده سال پیش نوشته و الان دیگر روی آن کار نمی‌کند.
- پرسیدن سؤال‌هایی که جوابش در سایت دانشگاه هست، مثل ددلاین یا حداقل نمره‌ی زبان.
- اشتباه در نام دانشگاه یا اسم استاد بعد از کپی‌پیست از ایمیل قبلی. قبل از فرستادن، یک بار کامل بخوانید.
کی بفرستیم؟
برای پذیرش پاییز در آمریکا و کانادا، بهترین زمان ایمیل زدن از شهریور تا آبان سال قبل است؛ یعنی قبل از ددلاین‌های اپلای که معمولاً از آذر تا بهمن‌اند. در آلمان و شمال اروپا موقعیت‌ها در تمام سال باز می‌شوند. ایمیل را در روزهای کاری و ساعت صبح به وقت محلی استاد بفرستید تا بالای صندوقش باشد؛ زمان‌بندی ارسال جیمیل (Schedule send) این کار را ساده می‌کند. تقویم کامل و جدول اختلاف ساعت در راهنمای بهترین زمان ایمیل به استاد آمده است.
بعد از فرستادن
قبل از فرستادن، متن را در ابزار رایگان بررسی ایمیل به استاد بگذارید تا طول، شروع، اشاره به مقاله و کلیشه‌ها را چک کند. اگر ده تا چهارده روز جوابی نیامد، یک فالوآپ کوتاه روی همان ایمیل بفرستید. نحوه‌اش را در راهنمای فالوآپ ایمیل به استاد نوشته‌ایم. وضعیت همه‌ی استادها را هم جایی نگه دارید: به کی، کی، با چه موضوعی فرستادید و چه جوابی گرفتید. بعد از بیست استاد، بدون این جدول همه چیز قاطی می‌شود. معنی جواب‌های رایج و متن پاسخ به هر کدام را در راهنمای جواب استاد به ایمیل اپلای ببینید.
پرسش‌های کوتاه
ایمیل به استاد چند کلمه باشد؟
بین ۱۵۰ تا ۲۵۰ کلمه. استاد باید بتواند کل ایمیل را بدون اسکرول روی گوشی بخواند. بیش از ۳۵۰ کلمه معمولاً یعنی رزومه را در متن تکرار کرده‌اید.
به چند استاد ایمیل بزنم؟
برای بیشتر متقاضیهای دکتری بین ۲۰ تا ۴۰ استاد، در چند موج. بیست ایمیل دقیق بیشتر از صد ایمیل کلی جواب میگیرد.
با جیمیل بفرستم یا ایمیل دانشگاهی؟
هر دو قابل قبول است. ایمیل دانشگاهی فعال کمی رسمیتر است. اگر با جیمیل میفرستید، آدرسی انتخاب کنید که نام خودتان باشد.
ایمیل را فارسی بنویسم و بعد ترجمه کنم؟
اشکالی ندارد، ولی نتیجهی نهایی باید انگلیسی ساده و طبیعی باشد، نه ترجمهی کلمهبهکلمه. جملههای کوتاه و درست از جملههای پرطمطراق بهترند.
معدل و رتبهی کنکور را در ایمیل بنویسم؟
اگر معدلتان خیلی خوب است، یک اشارهی کوتاه با مقیاس (مثلاً out of 20) کافی است. رتبهی کنکور بدون تعداد شرکتکنندهها برای استاد خارجی معنا ندارد و جای اصلیاش رزومه است.
استاد اپلای‌تان را پیدا می‌کنیم و ایمیلش را می‌نویسیم
موضوع پژوهشی‌تان را فارسی بنویسید. لیست استادها رایگان است و ۳ استاد اول هم با ثبت‌نام رایگان باز می‌شود.
پیدا کردن استادها