پذیرینو
- خانه
- راهنمای اپلای
- ایمیل و مکاتبه با استاد
ایمیل فالوآپ به استاد: کی بفرستیم، چه بنویسیم و نمونه متن انگلیسی
اگر استاد جواب ایمیل اولتان را نداد، ده تا چهارده روز صبر کنید و بعد یک ایمیل فالوآپ کوتاه (زیر ۱۰۰ کلمه) بفرستید؛ به‌صورت پاسخ روی همان ایمیل اول، نه ایمیل جدا. اگر فالوآپ هم بی‌جواب ماند، معمولاً بهتر است سراغ استاد بعدی بروید.
چرا استاد جواب نداده؟
بیشتر وقت‌ها دلیلش شما نیستید. استادها در طول ترم درگیر کلاس، داوری مقاله، سفر کنفرانس و نوشتن پروپوزال گرنت‌اند. ایمیلی که روز شلوغ رسیده، زیر بقیه‌ی ایمیل‌ها می‌رود و فراموش می‌شود. فالوآپ کوتاه دوباره آن را بالای صندوق می‌آورد، و بخش قابل‌توجهی از جواب‌ها بعد از همین فالوآپ میرسد.
بعضی وقت‌ها هم جواب نیامدن خودش جواب است: استاد دانشجو نمی‌گیرد یا کار شما را به حوزه‌اش نزدیک نمی‌بیند و ترجیح می‌دهد چیزی ننویسد.
کی فالوآپ بفرستیم
- ده تا چهارده روز بعد از ایمیل اول. زودتر از یک هفته عجولانه به نظر میرسد.
- نه در تعطیلات. اواخر آذر تا اواسط دی (تعطیلات کریسمس و سال نو) و مرداد در اروپا ایمیل‌ها کمتر خوانده می‌شوند. اگر ایمیل اول در این بازه رفته، فالوآپ را بعد از تعطیلات بفرستید. فهرست کامل و جدول اختلاف ساعت در راهنمای بهترین زمان ایمیل به استاد آمده است.
- قبل از ددلاین اپلای. اگر ددلاین نزدیک است، مهلت را کوتاه‌تر کنید و در فالوآپ به ددلاین اشاره کنید.
فالوآپ چه بگوید
سه کار: یادآوری کوتاه درخواست قبلی، اضافه کردن یک نکتهی تازه (اگر دارید) و تکرار همان سؤال. عذرخواهی بابت مزاحمت، گله از جواب نگرفتن و جمله‌ی «Just checking in» لازم نیست.
نکتهی تازه می‌تواند مقاله‌ای باشد که تازه پذیرفته شده، نمره‌ی زبانی که تازه آمده، یا ارتباط کارتان با مقاله‌ای که استاد بعد از ایمیل اول منتشر کرده.
نمونه‌ی فالوآپ
Dear Professor Marsh,
I am following up on my email from two weeks ago about PhD positions in your group for Fall 2027. Since then, my paper on drift correction in federated MRI segmentation has been accepted at MICCAI 2026, which is closely related to your work on privacy across hospital networks.
I would be grateful to know whether you expect to have an opening for Fall 2027. My updated CV is attached.
Best regards,
Sara Ahmadi
نام‌ها و مقاله در این نمونه ساختگی است. اگر نکتهی تازه‌ای ندارید، جمله‌ی دوم را حذف کنید؛ فالوآپ دو جمله‌ای هم کاملاً قابل قبول است.
دو نمونه‌ی دیگر ایمیل فالوآپ
فالوآپ دو جمله‌ای، وقتی خبر تازه‌ای ندارید:
Dear Professor [Last name],
I wanted to follow up on my email below about PhD positions in your group for Fall 2027. I would be grateful to know whether you expect to take new students.
Best regards,
[Your name]
فالوآپ بعد از اپلای، وقتی استاد قبلاً گفته بود اپلای کنید:
Dear Professor [Last name],
Following your kind reply, I have submitted my application to the PhD program in [department] (application ID: [number]) and listed you as my preferred supervisor. Thank you again for your time.
Best regards,
[Your name]
بعد از ایمیل فالوآپ
اگر فالوآپ هم تا دو هفته بی‌جواب ماند، استاد را در جدولتان «بی‌جواب» علامت بزنید و سراغ بقیه بروید. فالوآپ دوم و سوم معمولاً نتیجهی بهتری ندارد و ممکن است اثر بد بگذارد. یک استثنا: اگر استاد برای شما گزینه‌ی خیلی مهمی است و ددلاین هنوز دور است، یک ماه بعد میتوانید با خبر تازه‌ای (مثلاً ثبت اپلیکیشن) یک پیام کوتاه دیگر بفرستید.
جواب‌های رایج و معنی‌شان
توضیح کامل هشت جواب رایج و متن پاسخ به هر کدام در راهنمای جواب استاد به ایمیل اپلای آمده است. چهار تای پرتکرار:
- «Please apply through the program and mention my name.» جواب خوبی است. یعنی استاد مخالفتی ندارد و پرونده‌تان را در کمیته نگاه می‌کند. حتماً در اپلیکیشن نامش را بیاورید.
- «Could we schedule a short call?» بهترین جواب ممکن. قبل از جلسه مقاله‌های اخیرش را دوباره بخوانید و برای توضیح کوتاه پروژه‌هایتان آماده باشید.
- «I am not taking new students this year.» مؤدبانه تشکر کنید. اگر رابطه‌ی خوبی شکل گرفت، میتوانید بپرسید همکاری در دانشکده را پیشنهاد می‌کند یا نه؛ خیلی از استادها اسم همکارشان را می‌دهند.
- «I don't have funding, but you can apply for scholarships.» یعنی استاد حاضر است سرپرستی کند، اما پول شما باید از بورسیه بیاید. ببینید دانشگاه یا کشور چه بورسیه‌هایی دارد و آیا با شرایط شما جور است.
اگر هیچ‌کس جواب نمی‌دهد
اگر بعد از ده پانزده ایمیل و فالوآپ تقریباً هیچ جوابی نگرفته‌اید، مشکل معمولاً یکی از این سه است:
- انتخاب استاد: استادها روی موضوع شما کار نمی‌کنند، یا دانشجو نمی‌گیرند. راهنمای پیدا کردن استاد را دوباره ببینید.
- متن ایمیل: کلیشه‌ای است یا به مقاله‌ی خود استاد اشاره نمی‌کند. آن را در ابزار رایگان بررسی ایمیل امتحان کنید.
- زمان: ایمیل‌ها در تعطیلات یا نیمه‌شب به وقت استاد رسیده‌اند.
نظم، نصف کار است
وقتی به چهل استاد ایمیل زده‌اید، یادتان نمی‌ماند به کدام‌ها کی ایمیل زدید و کدام‌ها فالوآپ لازم دارند. یک جدول ساده با تاریخ ایمیل اول و تاریخ فالوآپ نگه دارید. پذیرینو این جدول را خودش نگه می‌دارد و ده روز بعد از هر ایمیل، متن فالوآپ را آماده می‌کند.
پرسش‌های کوتاه
چند روز بعد از ایمیل اول فالوآپ بفرستم؟
ده تا چهارده روز. زودتر از یک هفته عجولانه به نظر میرسد و اگر ددلاین نزدیک است، میتوانید کمی زودتر بفرستید و به ددلاین اشاره کنید.
فالوآپ را ایمیل جدا بفرستم یا Reply؟
Reply روی همان ایمیل اول، با همان موضوع. اینطور استاد ایمیل قبلی را زیرش میبیند و لازم نیست دنبالش بگردد.
چند بار فالوآپ بفرستم؟
یک بار. فالوآپ دوم و سوم معمولاً نتیجهی بهتری ندارد و ممکن است اثر بد بگذارد، مگر خبر تازهی مهمی داشته باشید.
فالوآپ چقدر کوتاه باشد؟
زیر ۱۰۰ کلمه. دو سه جمله کافی است: یادآوری درخواست، نکتهی تازه اگر دارید، و همان سؤال.
استاد اپلای‌تان را پیدا می‌کنیم و ایمیلش را می‌نویسیم
موضوع پژوهشی‌تان را فارسی بنویسید. لیست استادها رایگان است و ۳ استاد اول هم با ثبت‌نام رایگان باز می‌شود.
پیدا کردن استادها